Numérisation

slider_numerisation_4

Ne laissez plus les documents vous envahir...

slider_numerisation_3

Réagissez !!!

slider_numerisation_2

Passez à la numérisation

slider_numerisation_1

Fonds d'archives

Dossiers courants

Plans

Reliures

Photos

La numérisation permet une accessibilité accrue aux documents pour le personnel des établissements ou pour le public, la facilité d’exploitation des documents pour la recherche ou encore la préservation et la conservation des documents originaux.

Dans le cadre d’une démarche de préservation de l’environnement, la dématérialisation permet de réduire l’empreinte écologique des établissements et entreprises en limitant la quantité de papier.

Les objectifs d’un projet de numérisation de documents peuvent être de quatre ordres : préservation, diffusion, sauvegarde et substitution, tout en conservant la valeur probante des originaux.

La numérisation de substitution assure l’intégrité des documents puisque l’original est éliminé et la version numérisée peut remplir les fonctions de la copie originale. Dans un projet de numérisation de diffusion, de sauvegarde ou de préservation, les documents originaux sont conservés.

Numériser offre des gains de

  • TEMPS

    Pour la recherche des documents et l’accessibilité aux informations

  • PLACE

    Allant de 5 % à 15 % de la surface des locaux

  • PRODUCTIVITE

    Induit par salarié aux temps de traitement et recherche des documents

  • SECURITE

    Consécutive à la copie numérique des documents vitaux de l’entreprise

LA GESTION DOCUMENTAIRE NUMÉRIQUE, UNE ALLIÉE POUR VOTRE ENTREPRISE… 

petit_slide_1
petit_slide_4
petit_slide_2
petit_slide_6
petit_slide_3
petit_slide_5
petit_slide_8
petit_slide_7

La société Archiv-IT, par son expertise et son savoir-faire en regard des exigences légales et techniques d’un projet de numérisation, possède les compétences professionnelles pour évaluer la pertinence d’un projet. La multidisciplinarité de notre équipe est un facteur de réussite. Une bonne formation de notre personnel et son implication dans le projet est une garantie d’efficacité et de motivation.

Nos opérateurs prennent en charge le traitement d’un dossier de A à Z qui se fait en trois étapes, le tri, la numérisation et le contrôle. Cette méthode de travail nous permet de nous imprégner de l’intégralité du dossier pour anticiper toutes les étapes, de façon à fournir un travail de bonne qualité. Nous nous assurons que la qualité du dossier terminé corresponde aux exigences du Plan d’Assurance Qualité (PAQ).

Nos prestations

  • Etude préliminaire de l’existant documentaire (volumétrie, typologie, technicité…),
  • Remise du rapport de l’expert,
  • Transfert par nos soins des documents depuis votre site,
  • Rédaction d’un protocole propre au projet,
  • Préparation pré-numérisation de vos dossiers (tri et classement des documents, retrait des attaches, repérage des pièces délicates…),
  • Numérisation sur nos scanners de production,
  • Saisie des données,
  • Indexation automatique par LAD-RAD,
  • Reconnaissance Optique de Caractères par OCR,
  • Reconstitution des dossiers originaux,
  • Sort final des documents suivant la demande : restitution des originaux, archivage physique sur nos sites ou destruction avec délivrance d’un certificat.

Vos données peuvent vous être remises sous fichiers (csv, xml…), sur support physique (CD, DVD ou clé USB) par envoi colissimo ou connexion sécurisée (FTP…).

Pendant la période de numérisation, nos clients ont la possibilité d’accéder à leurs documents grâce à notre portail de consultation Web.
En interne, nous utilisons principalement une solution de Gestion Electronique de Documents (GED).